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成为电子表格专家的26个Excel技巧

Microsoft's program does just about everything one could ask for in a spreadsheet. 使用这些技巧和技巧,你将很快成为办公室的Excel大师.

更新 2021年10月15日

有很, 地球上很少有人能说他们完全掌握了每一件复杂的小事 Microsoft Excel. 它是世界上第一个电子表格应用程序, 并已成为行业标准超过35年, 取代了曾经久负盛名的莲花1-2-3, 它是20世纪80年代第一个pc杀手级应用.

必威betwayappExcel作为电子表格软件的主导地位还有待真正的考验,Corel的肯定不会 四轮驱动系统专业 (今天仍在卖出 完美文书办公室),开源工具 LibreOffice,甚至谷歌's  (谷歌Drive的电子表格部分).

这是有原因的. Excel不仅仅是一个大家都知道的品牌:它很强大. 它几乎做了人们在电子表格中要求的所有事情. 当前的Excel版本,在 必威betwayappOffice 2019 作为 必威betwayapp365年订阅 和其他方法,是个人电脑编辑的选择.

不仅仅是数字. 很多人在Excel看似无限的网格中填充数据, 将其用作平面文件数据库. 它可以成为一个相对有效的联系人经理或成熟的客户关系经理. It's not 所有 that shocking to see people using it as their word processor, 尽管必威betwayapp的Word通常就在它旁边. 这甚至还没有提到它可以生成无数个看起来非常棒的图表(甚至是错误的)!)数据.

几乎每个Excel用户都有一个共同点:知道的不够多. 有很多方法可以分割数字, 给这些数据一个新的外观, 和更多的, 不可能全部说出来. 整本书都是关于这个主题的. 但掌握一些更有趣、更复杂的技巧是很容易的,这些技巧会让你使用程序的时间变得更容易一些, 而且会让你看起来像个用高科技铺纸的专家. 所以,好好学习这些技巧,用excel做excel吧.

用一种新的格式绘制细胞

用一种新的格式绘制细胞

假设你不仅改变了细胞的包装, 还有整个外观——字体, 的颜色, 无论. 你想把它应用到很多很多其他细胞上. 关键在于 格式刷 工具,在首页选项卡上的,看起来像一个油漆刷.

选择你喜欢的商品, 单击图标,然后点击不同的单元格来绘制格式——它们在外观上是匹配的,而不是在内容上. 希望将其应用于多个选项卡? 双击 画笔图标,然后点击多个单元格.

换行和换行文本

换行和换行文本

输入电子表格单元格可能会令人沮丧, 因为您键入的文本的默认值是永远继续, 而不需要换行. 你可以改变它. 通过输入创建一个新行 Alt + Enter (单独按回车键就可以离开单元格). 或者,单击 文字换行选项 在屏幕顶部的首页标签下面, 这意味着所有文本都在单元格的边缘换行. 调整行/列的大小,文本重新换行以适应.

如果您有多个文本溢出的单元格,请在单击“换行文本”之前全部选中它们. Or中,选择 所有 the cells before you even type in them 和 click Wrap Text. 然后你输入的东西会在以后自动打包.

自动填充你的细胞

自动填充你的细胞

这是显而易见的,但却很容易被忽视. You start typing a series of repetitive things like dates (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, 等.),你知道你今天很忙. 而不是, 开始本系列,并将光标移动到屏幕上最后一个单元格的右下部分——填充句柄. 当它变成一个加号(+),按下并拖拽以选择所有需要填充的单元格. 它们会神奇地用你开始的模式填充. 它还可以在列中向上移动,或在行中向左或向右移动.

更棒的是,你可以在没有太多模式的情况下自动填充. Again, pick a cell or cells, move to the fill h和le, 右键单击, drag. 你会得到一个选项菜单. 你一开始输入的数据越多, the better the Fill 系列 option 将 do creating your AutoFill options. 看看 这个必威betwayapp教程.

闪光填充,最快填充活着

闪光填充,最快填充活着

Flash Fill会根据第一列中看到的数据模式聪明地填充一列(如果第一行是唯一的标题行,会有帮助). 例如, 如果第一列是格式化为“2125034111”的所有电话号码,并且希望它们看起来都像“(212)-503-4111”,“开始打字. By the second cell, Excel should recognize the pattern 和 display what it thinks you want. 只要按回车键就可以使用它们.

这适用于数字、姓名、日期等. 如果第二个细胞不能给你精确的距离, 再输入一些——这个模式可能很难识别. 然后转到数据标签,点击Flash填充按钮. 看看 这个必威betwayapp教程 更多的.

Ctrl + Shift选择

Ctrl + Shift选择
图片由Pixabay的xuuxuu提供

There are much faster ways to select a dataset than 使用 mouse 和 dragging the cursor, especi所有y in a spreadsheet that could contain hundreds of thous和s of rows or columns. 点击你想要选择的第一个单元格并按住 Ctrl + Shift,然后打 向下的箭头 要得到下面一列中的所有数据, 向上箭头键 获取上面的所有数据,或者 左箭头或右箭头 获取行中的所有内容(当然是向左或向右). 结合方向, you can get a whole column as well as everything in the rows 在 left or right. 它只会选择有数据的单元格(即使是不可见的数据).

如果你使用 Ctrl + Shift +结束, 光标将跳转到右边最低的数据单元格, 在两者之间进行选择, 甚至空白单元格. 因此,如果光标在左上角的单元格(A1),这就是全部.

Ctrl + Shift + * (星号)可能会更快, 因为它将选择单元格的整个连续数据集, 但会在空白单元格处停止.

文本列

文本列

假设你有一列都是名字, 倒数第一, 但是你需要两列分开. 选择数据,然后在 Data TAB(顶部)单击 文本列. 选择用分隔符(基于空格或逗号——对于CSV数据值很好)或固定宽度分隔它们. Fixed width is utilized when 所有 the data is crammed into the first column, 但用固定数量的空格或句点隔开. 其余的就像魔法一样,为特定的数字提供额外的选择.

粘贴特别转置

粘贴特别转置

你有一堆行. 你希望它们是列的. 反之亦然. 你会发疯的,一个单元一个单元地移动东西. 复制数据,选择 选择性粘贴,检查 转置盒,然后单击OK粘贴到不同的方向. 列变成行,行变成列.

多个单元,相同的数据

多个单元,相同的数据

由于某些原因,您可能不得不在工作表的单元格中反复编写相同的内容. 这是痛苦的. 只需单击整个单元格集, 或者通过拖动光标, 或者按住Ctrl键点击每一个. 在最后一个单元格上输入,然后点击 按Ctrl + Enter (不是单独输入)您输入的内容将被输入到所选的每个单元格中.

这也适用于公式, 将 change the cell references to work with 无论 row/column the other cells are in.

带有配方的特殊粘贴

带有配方的特殊粘贴

假设你有大量的十进制数字,你想用百分比来表示. 现在的问题是, 数字1不应该是100%, but that's what Excel gives you if you just click the Percent Style button (or hit Ctrl-Shift - %).

你希望1是1%. 所以要除以100. 这就是选择性粘贴的意义所在.

首先,在单元格中输入100并复制它. 然后,选择所有您想要重新格式化的数字,选择 选择性粘贴,请按"单选按钮,还有 炸药爆炸了:你已经将数字转换成百分比. This also works to instantly add, subtract, or multiply numbers, obviously.

在图表中使用图形

在图表中使用图形

您可以将图形放在Excel图表的任何元素中. 任何 元素. 每块,一块馅饼,等等.,可以支撑自己的形象. 例如, 以上, there's a South Dakota state flag 在 pie chart (placed by selecting the slice, 使用 系列选项 飞出菜单,选择"图片或纹理填充),加上一个嵌入的个人电脑标志(放置在 插入标签的图片按钮). 你甚至可以用"没有填满“根本没有,这导致了缺失的那一块.

Clip art can be cut 和 pasted to an 元素—dollar bills to show dollars spent, 水滴石穿的费用, 诸如此类的事情. Mixing 和 matching 太 many graphical 元素s makes it impossible to read, 但是你拥有的选择是值得你进行一些数字修改的. 在你使用它们之前,让你的常驻平面设计师检查它们.

将图表保存为模板

将图表保存为模板

Excel的图表种类比吉米·卡特的花生还多, but it's almost impossible to find a default chart perfect for your presentation. 值得庆幸的是,Excel定制所有图表的能力堪称典范. 但当你别无选择的时候 re创造一个,那是痛苦的. 它不一定是. 将原始图表保存为模板.

一旦图表完善, 右键单击 在它上面. Select 另存为模板. Save a file with a CRTX extension in your default Microsoft Excel 模板文件夹. 一旦完成,应用模板就很简单了. 选择要绘制图表的数据,转到 插入选项卡,点击 推荐的图表,然后 所有的图表 选项卡, 模板文件夹. 在“我的模板”框中,选择要应用的模板,然后单击 OK.

一些元素, 就像传说和标题里的文字, 不会翻译,除非它们是被选中的数据的一部分. 你会得到所有的字体和颜色选择, 嵌入式图形, even the series options (like a drop shadow or glow around a chart 元素).

跨工作表使用单元格

跨工作表使用单元格

这一个, 所谓的3 d和, works when you have multiple sheets in a workbook that 所有 have the same basic layout, 比如季度或年度报表. 例如,在单元格B3中,你总是有一段时间内相同的相应周的金额.

On a new worksheet in the workbook, go to a cell 和 type a formula like =sum('Y1:Y10'!B3). 这表示所有标为Y1到Y10的表的SUM公式(相加), 看看每个细胞的B3. 结果将是所有10年的总和. It's a good way to make a master spreadsheet that refers back to ever-changing data.

隐藏在眼皮底下

隐藏在眼皮底下

隐藏一行或一列很容易——只需点击字母或数字标题来选择整个内容, 右键单击, 并选择“隐藏.(你可以通过一次选择两边的列来取消隐藏, 右击, 并选择“取消隐藏”). But what if you have just a little section of inconveniently placed data you want to hide, 但你还是想和他一起工作? 容易. 突出显示单元格,右键单击并选择 格式的细胞. 在 标签数量 在顶部,去 类别 并选择“自定义.输入三个分号(;;;). 单击OK. Now the numbers aren't visible, but you can still use them in formulas.

隐藏整张纸

隐藏整张纸

你典型的Excel工作簿——你正在工作的文件——会加载大量的工作表(每个工作表由底部的一个标签表示, 你可以命名的). 如果你想的话,可以藏条床单, 而不是删除它, 使其数据仍然可用,而不仅仅是供参考, 但也可以在其他工作簿的公式. 右键单击底部工作表选项卡并选择 隐藏. 当你需要再次找到它的时候,你必须去 视图选项卡 在上方,单击 取消隐藏,然后从弹出的列表中选择工作表名称.

还有一个 “视图”选项卡菜单中的“隐藏”按钮 在上面. 当你点击它时会发生什么? It 隐藏了 整个工作簿 你使用. 看起来你关闭了文件,但Excel还在运行. When you close the program, it'll ask if you want to save changes to the hidden workbook. 当你打开文件的时候, Excel gives you what appears to be a blank workbook—until you click 取消隐藏 again.

为宏使用个人工作簿

为宏使用个人工作簿

当您取消隐藏整个工作簿时, you'll probably see a workbook listed you didn't know you hid: the Personal.XLSB文件. This is actu所有y the personal workbook Excel created for you; it's opened as a hidden workbook every time Excel starts. 使用它的原因? .

当您创建宏时, 它不会在你默认创建的每一个电子表格中工作(就像在Microsoft Word中一样)-一个宏被绑定到创建它的工作簿. 但是,如果将宏存储在Personal中.XLSB,它 在所有的电子表格文件中随时可用.

The trick is, when you record the macro, in the "Store macro in" field, 选择“个人宏工作簿”." (通过打开developer标签记录一个宏-转到 文件选项卡中,选择 选项,点击 定制的丝带,然后在 主要的标签 箱,检查 开发人员,点击 OK.)

主! 主!

主! 主!

有关数据透视表的书籍已经有很多. 它们是你庞大的数据收集的总结,使得根据你的参考点更容易解析信息. 例如, 如果你有一整年所有考试的所有学生的整套成绩, a 数据透视表 can help you narrow things down to one student for one month. 任何有大数据的人都应该去玩(先复制原始数据来玩).

创建一个, 检查所有列和行的标题是否按照它们应该的方式, 然后选择 数据透视表 在 插入选项卡. 更好的是,试试 推荐的数据透视表 选项,看看Excel是否可以为你选择合适的类型. 或者尝试一下 主Chart, which creates a 数据透视表 with an included graph to make it easier to underst和.


有条件格式

有条件格式

Looking at a huge amount of data 和 wondering where the highlights are? 谁的分数最高(或最低),前五名是什么,等等.? Excel的 条件格式 将 do everything from put a border around the highlights to color coding the entire table. 它甚至会在每个单元格中构建一个图表,这样你就可以一眼看到数字范围的顶部和底部. (上图, 最高的数字是快速绿色, 最低的是踌躇的红色, 在两者之间有一个光谱.) Use the Highlighted Cells Rules sub-menu to create more rules to look for things, 例如包含特定字串的文本, 反复出现的日期, 重复的值, 等. There's even a greater than/less than option so you can compare number changes.

验证数据使下拉

验证数据使下拉

创建一个电子表格供他人使用? 如果你想创建一个下拉菜单来选择特定的单元格(这样他们就不会搞砸了)!),这很简单. 选中单元格,转到 Data选项卡,然后单击 数据验证. 在"允许:"选择"下列表.然后在"来源:"栏里, 类型列表,选项之间用逗号隔开. Or, 单击Source字段旁边的按钮,然后返回到相同的工作表中选择数据序列——这是处理大型列表的最佳方式. 您可以稍后隐藏这些数据,它仍然可以工作. 数据验证 is also a good way to restrict data entered—例如, 给出一个日期范围, 人们不能在你指定的日期之前或之后输入任何日期. 您甚至可以创建他们将看到的错误消息.

截图插入

截图插入

Excel让你可以非常容易地截屏桌面上任何打开的程序,并将其插入到工作表中. 就去 插入 选项卡上,选择 截图, you'll get a drop-down menu displaying a thumbnail of 所有 the open programs. 选择一个以插入完整大小的图像. 根据您的需要调整大小.

插入Excel数据到Word

插入Excel数据到Word

三十五年前, 将Excel数据转换成Word或PowerPoint的想法在办公套件的世界里是令人兴奋的. 今天,这已经不算什么了. 无论您使用的是数据单元格还是完整的图形图表, 复制粘贴到另一个程序中. 需要注意的是,这是一个链接和-embed 处理—如果您更改电子表格中的数据, 它会在Word DOC或PowerPoint PPT中改变, 太. 如果你不想那样,把它粘贴成一个图形. 使用Word自己的粘贴工具. 或者,当从Excel中获取时,转到 家选项卡 在顶部,选择 复制菜单,并使用 复制为图片 option. 然后你就可以将图形粘贴到任何程序中.

使用$来防止移位

使用$来防止移位

When you write a formula, you reference cells by their position, such as A1. 如果你复制一个公式并将它粘贴到下一个单元格中, Excel会移动引用的单元格, 所以用A2代替. 为了防止移动,请使用美元符号($). 输入$A1并将其剪切并粘贴到一个新的单元格中, 例如, which prevents a shift in the column (A); A$1 prevents the shift in the row (1), $A$1 prevents the shift change in any direction when copying a formula.

This is h和y when you have a single cell to use in a whole bunch of formulas. 假设你想把所有东西都除以100. 可以用公式=(A1/100), 但这意味着你不能轻易改变100. Put the 100 in cell B1 和 use =(A1/B1)—but then when you cut 和 paste it down, 它变成=(A2/B2), 然后= (A3 / B3), 等. $修复了以下问题:=(A1/$B$1)可以剪切并粘贴到下一行,但$B$1引用永远不会改变. Then you can change the value of 100 in the cell as needed to experiment with other changes.

执行快速分析

执行快速分析

If you don't know exactly what info you'd like to apply to data in Excel, 尝试快速分析菜单快速运行选项. 选择数据并单击 快速分析 框出现在右下角. You'll get a menu that pops up with options to swiftly apply conditional formatting, 创建图表, 处理总量, 显示微线图, 和更多的.

卓越的Excel快捷键

卓越的Excel快捷键

像任何优秀的软件一样,Excel有许多优秀的键盘快捷键. 以下是其中一些最好的.

Ctrl +; 插入今天的日期.
Ctrl + Shift +:—插入s the current time (the colon is what is in a clock reading, like 12:00).
Ctrl + Shift + #-更改日期的格式.
Ctrl + 5-对单元格中的文本应用删除线.
Ctrl + 0—隐藏当前列.
Ctrl + 9-隐藏当前行.
Ctrl + F6—Switches between open workbooks (that is, open Excel files in different windows).
Ctrl +”-这是重音标记,在1调前面. 此组合在工作表中切换视图以显示 所有 公式.
Ctrl +上页下页-在当前打开的工作簿中快速切换工作表.
F2—Start editing the current selected cell (much faster than double-clicking).
Shift + F10-为你所在的单元格打开右键菜单.

快速添加,无需公式

快速添加,无需公式

你需要快速计算电子表格中的数字, without the hassle of going to a new cell 和 creating a SUM formula for the job? Excel现在提供了一种快速的方法来做到这一点. 点击第一个单元格, 按住Ctrl键,然后单击第二个单元格. 看一下 状态栏 在底部,你会看到计算出来的单元格的总和.

手指按住Ctrl键,点击任意数量的单元格, 状态栏将继续显示所有单元格的总和. (点击一个包含字母/单词的单元格,它会被忽略.)更好, 右键单击状态栏以获得自定义状态栏菜单,您可以选择添加其他元素,可以像这样快速计算, such as seeing the average or count of how many cells you clicked (or the numerical count, 也就是你点击了多少有数字的单元格).

冻结标题以滚动

冻结标题以滚动

在电子表格中处理大量的数据集是很困难的, 特别是当你向上/向下或向左/向右滚动时,行和列可能很难跟踪. 有一个简单的技巧,如果你有一个标题行或列, 在哪里第一行/列有一个描述符. 你把它冻住,这样你滚动的时候, 行和/或列(或多行和/或列)不会移动.

视图选项卡 并寻找 冻结窗格. 您可以很容易地冻结顶部行(选择 冻结上面一行)或第一列(选择 冻结第一列). 通过单击B2的单元格并进行选择,您可以同时完成这两项操作 冻结窗格. 这就是它的乐趣所在——选择任何其他单元格并冻结它上面和左边的所有窗格. Select cell C3 例如 和 the two rows 以上 和 two columns to the left won't scroll. You can see it in the screenshot 以上, indicated by the darkened grid lines.

当你想摆脱冻结,你可以选择 解冻窗格 从菜单中.

第二个视图的新窗口

第二个视图的新窗口

电子表格可能非常庞大, 你可能不得不在同一时间与电子表格的不同区域进行交互, such as cutting 和 pasting info from the top to the bottom over 和 over. 如果有成千上万个细胞,那么滚动屏幕可能会让你感到恶心. 或者,您可以在桌面上打开第二个窗口,显示完全相同的电子表格视图. 很容易. 在 视图选项卡,点击 新窗口. 您也可以点击 安排所有 让它们在屏幕上以一种适合你的方式排列. 你可以看到它们水平排列在上面. Then, type something into a cell in one window, you can see it appear in the other window. 如果你有双显示器,这个技巧尤其方便.

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关于埃里克·格里菲思

埃里克·格里菲思

埃里克·格里菲斯一直在写有关计算机的文章, 互联网, 专业从事技术工作30年, 超过一半的时间是在个人电脑上. 他之前是一些出版物的创始人,比如 窗户来源,FamilyPC网络杂志的访问, 现在都不存在了,这不是他的错. He spent six years writing exclusively about Wi-Fi, but don't ask him to fix your router. 在个人电脑,他进行了几个特别的项目,包括读者选择和商业选择调查, 最快的isp和最好的游戏isp的年度报道, Plus定期撰写所有技术主题的专题文章. 他是两部小说的作者 测试 (“这是一个非常轻松的启示故事” 出版商周刊), 幽灵般的墓湾,你仍然可以买到电子书. He works from his home in Ithaca, NY, did it long before p和emics made it cool.

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