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帮助你攻克电子邮件的技巧

谷歌的免费电子邮件服务自推出以来已经取得了很大的进展. 是时候让你成为Gmail超级用户了. These tips will get 你 there.

2021年8月1日

Gmail has come a long way. 它并不完美,偶尔还会激起用户的愤怒. 但说实话,有了Gmail,你就能不劳而获了.

作为一个网络应用程序, Gmail is a constant work in progress, 但引擎盖下的能量是惊人的. Sure, there are plenty of browser add-ons 和 extensions 可以增强Gmail,远远超出其原始参数. 然而,并不是Gmail中的每一个高级用户技术都需要特殊的配件. 不需要安装额外的东西,就可以实现很多功能.

Mastering even a few settings will help 你 take full advantage of what Gmail has to offer beyond the basics. 让betway体育开始.


快捷小抄

快捷备忘单

Gmail is chock full of keyboard shortcuts for just about 一切 你 can do; many only require a single click (hit the C key to start a compose window, 例如). 点击 Shift +? 去看他们所有人. 通过点击右上角的齿轮图标并选择来启用这一功能 看到所有 settings > Keyboard shortcuts > Keyboard shortcuts on. 这里的任何新快捷方式都将覆盖默认设置. 点击 保存更改 在底部的按钮,以使他们粘住.


Use Multiple Accounts

chrome概要文件

If 你're a Google super fan 和 have multiple Google/Gmail 账户s (even a Google Workspace 账户 from work), there's no need to sign in 和 out constantly. On the desktop (使用 Chrome, Firefox, Edge), 你 can sign into multiple 账户s at once. 每个人都可以占据一个标签,并留在签入. 点击右上角的账户头像并选择 添加另一个账户. 然后, to switch between 账户s, click 你r avatar again, click the desired 账户; no password entry required. 默认账号是您第一次登录时使用的账号.

You can also put the Chrome browser to work to keep 你r multiple 账户s (or 账户s for other people that use the computer) 隔离但可用 使用 Chrome概要文件. 单击 profile icon at the upper right of 你r browser window (it probably looks like 你r Google 账户 avatar picture), 单击铅笔图标为该配置文件命名, then click Add at the bottom. 你会得到一个新的Chrome个人资料登录页面在这里使用. 


Add Third-Party 电子邮件 Accounts to Gmail

Do 你 love the Gmail interface, but don't want to give up 你r Yahoo, iCloud, or Outlook email address? 不是一个问题. 谷歌允许您添加第三方电子邮件帐户到Gmail移动应用程序, 它为这些账户带来了谷歌的功能,比如垃圾邮件过滤和标签收件箱.

你需要至少有一个Gmail帐户首先工作. 要在手机上设置它,请在Gmail应用程序中单击您的头像并选择 添加另一个账户. 选择您希望添加的帐户类型并输入凭据. 然后,你可以一次访问一个收件箱,或者看到你所有的电子邮件 一个统一的收件箱 on 你r phone or tablet. Go back to the avatar 和 select Manage 账户s on this device 禁用或删除帐户.

在桌面上,点击齿轮图标并选择 看到所有 settings > Accounts 和 Import > Check mail from other 账户s > Add a mail 账户. In the pop-up window, type in the email address 你 want to link, click Next, select Link 账户 with Gmail.


Check Which Apps Have Access to Gmail

Check Which Apps Have Access to Gmail

将常用的服务链接到Gmail可以节省时间,但您可能需要这样做 偶尔检查 which apps have access to 你r 账户s. 去 my账户.谷歌.com/安全,向下滚动到 Third-party apps with 账户 access 部分,并点击 Manage third-party access to disconnect any apps 你 don't need.  


Send Messages Later, On Schedule

安排的邮件

Scheduling a message to be delivered at a later time used to require third-party services, but 现在是内置的. 写你的信息, 单击Send按钮旁边的下拉菜单箭头, 要么选择一个快速的时间表,要么选择 选择日期 & time 要具体的.


Try to Be Confidential

confidential mode pop-up box

Confidential Mode for Gmail gives 你 a granular degree of control over who can see 你r info in 一个电子邮件 你 send, 以及信息可用的时间. 打开它 点击机密模式锁定/时钟图标 at the bottom of a compose window. You'll get options to set up expiration dates on the message; after that date, 消息会消失,用户只会看到一个“消息已过期”的通知. 你也可以限制收件人的行为, 比如锁定转发或下载附件的能力.


Send From a Different 电子邮件 Address

你可能有很多基于gmail的帐户,或者同一个帐户上有多个地址. 在主Gmail中设置所有这些地址, 让它看起来像是你从一个完全不同的账户发送的, 可以是一直使用,也可以是基于每条消息. 去 Settings > Accounts 和 Import > Send Mail As,您可以添加多个电子邮件地址. This is great if 你 send a lot of messages on one 账户, but want replies to go to another.


Don't Just Label Spam, Block Senders

阻止用户

Someone bothering 你? Gmail让你 block individual senders. 无论是台式机还是手机, 选择邮件上的Reply arrow按钮旁边的三个点菜单并进行选择 块【betway体育】. Any future messages from that email address will then be sent directly to 你r spam folder.  


退订 to Everything

收到一大堆你不想要的通讯和其他垃圾邮件? 大多数邮件的底部都有一个取消订阅的链接. Gmail(手机和桌面)也支持 退订 link at the TOP of the message, right next to the sender's name, 如果它能探测到信息中的不明嫌犯联系.

为了方便清理,在Gmail搜索中输入“unsubscribe”. 你会得到一个列表,上面列出了每一条有这个单词的信息. 通过每一个. 这是在没有第三方服务的情况下,你可以获得的最接近批量退订的服务. 更多信息,阅读 How to 退订 From Unwanted 电子邮件.


How to '取消发送' in Gmail

Gmail在桌面上的撤销发送提示符

betway体育都知道过早点击“发送”邮件会带来的恐慌. 使用Gmail,您可以添加一个缓冲区来收回错误发送的消息. 的特性,被称为 取消发送,默认是开启的,你无法禁用它. 但是你可以调整你取消邮件的时间. 单击 gear icon 和 select 看到所有 settings > General > 取消发送 和 click the drop-down menu to select how long 你 want to be able to undo a sent message (5, 10, 20, 或30秒). 然后滚动到底部并保存更改. Whenever 你 send a message, 你'll see an Undo link in a black box floating at the lower-left of the screen on desktop 和 the lower-right on mobile.

如果您在时间结束前点击链接,您的邮件将不会被发送出去. 你将有机会重新编辑它,或者完全删除它. You can even undo discards, 因此,当您删除进程中的消息时, 你 can bring it back 和 start again.


Drag Messages or Labels

Gmail has labels, not folders. They're functionally the same, albeit discomforting to those used to the whole folder paradigm. 很容易将邮件从收件箱拖到标签上,然后将其归档, archived for future searches. 但如果收件箱中的信息需要进一步关注, 您也可以向后执行:将标签从左侧侧边栏拖到消息中. 它停留在收件箱中,但为将来存档做好了准备.


发送+存档

发送+存档

Label a message before it's sent by clicking the More Options menu at the lower-right of the compose window. 当发送时,您可以立即将其存档. 设置它,转到 看到所有 settings > General > Send 和 Archive > Show "Send & Archive" button in reply. 如果你正在编辑的回复已经有了一个标签,你会看到一个名为 发送+存档 (尽管它实际上并没有说“存档”,,它显示Gmail的存档图标:一个带有向下箭头的文件框.点击这个按钮,整个线程就会被存档到预先分配的标签中.


电子邮件 Address Disguises/Aliases

Gmail忽略您的电子邮件地址中的句号. So (电子邮件保护) 和 (电子邮件保护) 甚至 (电子邮件保护) They all go to the same person. This feature might seem useless, but can still see the pattern, so it's a great trick for signing up for newsletters or sharing 你r email address—你 can tell who's sold 你r name to spammers, 例如.

Gmail也会忽略加号(+)之后的任何内容。. So (电子邮件保护) goes to the same place as (电子邮件保护). This alias is incredibly h和y for filtering messages, as Gmail filters do see what's after the plus. 因此,如果你注册了每一个通讯 (电子邮件保护), 您只需要过滤发送到该地址的邮件, 而不是每一个独立的通讯发送者. (The downside is that many services don't allow sign-ups with email addresses that have "optional" characters like a plus sign.)


权力你的搜索

The quickest way to do a power search in Gmail is to click the down arrow in the search box, which produces a full search dialog box. But Gmail supports many 搜索操作符. For example, type "in:trash" 和 "in:spam" to only search those folders (they're usually skipped). Or restrict a search to just "in:inbox.使用“label:”后面跟着标签/文件夹名称,只搜索该文件夹. “filename:”后面跟着一个实际的文件名可以找到特定的附件.

Use a minus sign (hyphen) to search one thing 和 not another: "dinner -movie" would only find messages that 说 "dinner," but skip any that mention "movie.支持的另一个布尔运算符是"OR"(全部大写).


罐头中的回应

在桌面设置gmail模板的步骤

不要打那么多字,特别是一遍又一遍地写同样的信息. Templates—previously called "canned responses"—are a must for repeated, redundant, repetitive emails. 通过 看到所有 settings > Advanced > Templates > Enable. 向下滚动保存更改,Gmail将重新加载. 创建一封新邮件,并键入一个固定回复. 单击消息右下角的省略号菜单并选择“模板”.“在这里, 您可以将刚才键入的消息保存为将来消息的模板, 或者将已保存的模板应用到当前窗口. 如果您重写了该回复,您可以用相同的名称重新保存它,以备将来使用. (However, in this case there is an extension that makes this kind of thing a lot easier, called 神奇的, which works in more than just Gmail.)


糊涂侦探

Gmail smart replies on desktop

聪明回覆是 机器学习 为你收到的信息准备三条简短恰当的回复的技术. 在回复上点击一下,回复就会被添加到回复窗口, 你可以在哪里寄出去或者写更多. It appears in the Gmail apps for iOS 和 Android as well as on the desktop web interface. 如果你觉得这些建议很烦人,把它们通过 看到所有 settings > General > Smart Reply > Smart reply off, then scroll down to save changes.

同样,Smart Compose会建议使用单词或短语 在您输入 一个电子邮件. If 你 type, "I hope 你," for example, 你 might see "are well" appear in grayed-out text. If that's what 你 meant to 说, 点击tab键,Gmail将自动插入“are well”到您的信息. 如果没有,继续输入,建议将会消失. To turn this off, head to 看到所有 settings > General > Smart Compose > Writing suggestions off,然后保存更改.


退出远程

您可以在多台设备上同时访问Gmail. 有时, 如果你不是故意的,你可以继续签到, 说, 公共计算机), 或者更糟, 怀疑有人在你背后使用你的帐户(打开 two-factor authentication 为了避免这种). 在桌面上,向下滚动到收件箱的底部. 这一页底部的小字里写着 Last 账户 activity,然后是一段时间. 单击 Details 下面的链接可以看到该帐户的所有活动. If something looks fishy, do a Google 安全 Checkup 关闭其他设备上的开放会话.


Hit the 沉默的 (or 小睡) Button

静音或小睡

沉默的 email threads 你 want to banish. 在你的收件箱, 单击相关线程旁边的复选框, 单击顶部的省略号图标并选择 沉默的; 你 can also right-click a thread on the desktop to see a menu with 沉默的. The thread will seemingly disappear, but it remains in the archive even as new messages come in. 除非你是该帖子的直接收件人,否则你不会再看到该帖子中的任何信息, 或者你搜索它.

If 你 just want to mute a discussion for a set amount of time, right-click a thread to find 小睡. 如果你点击小睡, the message disappears from the inbox 和 comes back after the length of time 你 specify.


How to Select All Gmail 电子邮件s

How to Select All Gmail 电子邮件s

To select every message in a label in Gmail, 你 click the checkbox in the upper-left corner, right? 几乎. Checking that box selects every conversation on that first page of results—和 that's limited to 100 items max. 如果你想要 一切 在这个标签, visible on the page or not, 选中该框,并查找搜索结果顶部的链接 Select all X conversations in [Label].


获得连接

附加文件和附加谷歌驱动器文件按钮的桌面gmail

发送附件的第一个技巧:不要忘记附上它们. 值得庆幸的是, Gmail will pop up a reminder if 你r message includes phrases like "I have attached" or "I have included,然后你点击发送,却没有附上任何东西.

您可以从桌面拖放文件到Gmail消息. Images will be embedded in the message unless 你 drag the file to the toolbar below the composition pane. 有一个 25 mb限制 每一个Gmail消息. If 你r file is too big, it goes to 谷歌驱动 和 the recipient gets a link. 但是,您可以收到总计达50MB的附件.

If 你 are a big 谷歌驱动 user, 附加已经驻留在那里的项目不仅是一个微风, they don't count against the 25 mb限制. 单击 Insert Files Using Drive 组合窗口工具栏中的图标,用于选择要附加的文件. 这也可以让您绕过Gmail块类型的文件,比如EXE文件. (更多信息,参见 如何通过互联网发送大文件.)

Want the same thing for 你r Dropbox 账户? 使用 Dropbox的Gmail Chrome扩展.


建立一个委托

您可以委托他人共享您的Gmail帐户的控制权, 他们可能是公司的行政人员,也可能是你的另一半. Set up the 账户 under 看到所有 settings > Accounts 和 Import > Grant access to 你r 账户 > 添加另一个账户. The person also has to have a Google or Gmail 账户 of some sort—their email address must end in the domain name that matches 你rs. 如果你去上面的路径找到一个你没有授权的委托, 马上修改你的密码——你可能已经得到了 钓鱼必威betwayapp.


删除大消息

大消息

If 你've come close to 使用 up the 15GB of storage Google provides for free, 你 don't want to 支付更多的, delete some messages. 搜索“size:xm”,用数字替换x. The "m" st和s for megabytes. 任何超过10MB大小的邮件都可能有一些沉重的附件. Save them to 你r hard drive, 但不是给谷歌drive,那是你和Gmail共享的空间, so it won't save space. 


Got too many Gmail 账户s? Check out the video below for 如何合并它们.

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关于埃里克·格里菲思

埃里克·格里菲思

埃里克·格里菲斯一直在写有关计算机的文章, 互联网, 专业从事技术工作30年, more than half of that time with 个人电脑. 他之前是一些出版物的创始人,比如 窗户 Sources, FamilyPCAccess Internet Magazine, 现在都不存在了,这不是他的错. He spent six years writing exclusively about Wi-Fi, but don't ask him to fix 你r router. At 个人电脑 he runs several special projects including the 读者的选择 和 业务 Choice surveys, 最快的isp和最好的游戏isp的年度报道, Plus定期撰写所有技术主题的专题文章. He's the author of two novels: 测试 (“这是一个非常轻松的启示故事” 出版商周刊), KALI: THE GHOSTING OF SEPULCHER BAY, which 你 can still get as ebooks. 他在纽约伊萨卡的家中工作,早在流行病流行之前就开始了这项研究.

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