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回办公室去了? These Are the Best Space Management Tools

空间管理可以通过使用日常签到等功能来确保员工在办公室的安全, 接触者追踪, socially distanced floor plans. 以下是你需要知道的以及betway体育的最佳建议.

更新 2021年12月3日
(图片来源:FG Trade / Getty Images)

尽管有些人认为COVID-19大流行正在减弱, 新闻中出现的新版本强调了这种情况可能会继续下去,甚至变得更糟. 这使得企业很难无限期地让员工留在家里, 这就是为什么许多公司开始实施至少部分回办公室. betway体育面临的挑战是,如何在重返职场与保障员工安全之间取得平衡.

因为这种情况在现代没有先例, 管理人员和物业经理正在学习,并利用新的工具,因为他们可以使用. 除了更一般的 高额的工具在美国,许多公司也使用太空管理工具来帮助抗击病毒. 该软件倾向于成为更通用设施管理平台的子集, but since corona turned into a p和emic, 一些软件制造商已经专门针对这种情况开发了空间管理工具.

What Is Space Management 软件?

空间管理软件本质上是一种广泛的跟踪和规划解决方案. 不同于一般 资产管理 应用程序, 然而, 这些工具可以跟踪给定属性中的所有内容, 这意味着它们能够处理大量复杂的信息. 从建筑平面图到资产标记和人员信息, 空间管理工具为属性管理器提供了一个鸟瞰视图,可以看到在任何属性上运行或安装了什么,以及资源是如何运行的. 通常, 这可以是任何东西,从一间办公室到整个校园, 然后,该工具应该允许经理深入到任何需要调整的领域.

由于能够处理各种各样的数据,空间管理供应商可以相当容易地添加专门用于解决大流行相关问题的新功能. 最主要的重点是在保证员工安全的同时保持现场有效的员工队伍. 作为这个过程的一部分, 您需要考虑建立新的最大占用阈值,并找到执行它们的方法. You'll also need to consider maintaining minimum safe distances between employees; 和 integrate with some form of 接触者追踪.

因为情况很不稳定, 然而, 供应商之间几乎没有标准的特性集. 您需要仔细研究每个解决方案,并将其与您的返工需求进行比较,以便确定它是否适合您的需求. 下面是六个步骤, 您不仅可以规划到办公室的需求,还可以规划您的空间管理工具需要做什么来提供帮助. 在那之后,检查betway体育的顶级玩家的供应商名单,以获得匹配的能力.

1 .衡量员工数量

这只是指计算出你的空间目前允许多少人进入, 因为这些数字很可能与大流行之前的数字不同. 要了解当前的情况,可以查看当地市政必威betwayapp上的指导信息. 例如,个人电脑.com's primary offices are in New York City, 市政府在哪里发布了一系列的指导方针和文件 像这样的 to help companies return to work safely. 遵循这些指导方针至关重要,因为许多城市都是如此, 包括纽约, 对复工企业进行抽查,确保员工安全.

一旦你知道有多少人可以进入你的空间, 下一步是按照您的业务工作流来确定谁 需要 to be in the office for work to get done. Some teams may function just fine from home, 而其他人在一个单独的空间中受益更多. 这些人是谁, 当他们应该一起工作的时候, 他们应该收集的是对每个企业来说都是独立的决定. 但在不知道答案的情况下你无法推进太空管理.

2: Create a Social-Distancing Floorplan

Once your employee threshold is set (remember, 那是谁和什么时候), 你可以为你的新办公室绘制一张遵守安全社交距离的地图. 这是空间管理工具可以发挥作用的地方,因为它们可以将您的办公室平面图的CAD图像导入到单独的书桌层. 然后,你需要绘制每个员工工作的位置,确保每个人都保持适当的安全距离,无论谁在那里.

有些公司会通过允许员工在办公室预留时间来动态处理这个问题, 给他们分配任何空的、有足够距离的办公桌. 一旦达到最大占用率,预订系统就会拒绝新的请求. 然而,在标准办公室中,这种方法在短期内可能不会经常起作用. 这是因为除了保持最小的安全距离之外, 大多数的指导方针, 包括来自疾控中心的, 还要强调,尽量减少员工可以接触的区域和物品.

换句话说, 最好把安妮的办公桌留给她一个人,而不是根据一天或一周的时间让不同的员工轮流使用. 执行人员将需要参考他们的工作流程数据. 谁需要在办公室里和安妮一起工作才能让她更有效率? 你可能会创造轮班的员工和团队一起出现在现场,并给他们分配固定的空间. 幸运的是,空间管理软件可以使这项任务更易于管理.

3:设计你的签到流程

Even if you build completely fixed employee shifts, 您仍然需要为进门前的员工实现一个签到流程. 这一过程究竟需要什么,将取决于两个主要因素:当地政府的要求(如果有的话),以及你追踪和维持社交距离计划所需的数据收集.

一些空间管理工具将有助于提供专用功能,如联系人跟踪. These might be built into the application. 其他的则依赖于整合, 通常是第三方接触追踪或基于大厅的访问控制系统.

4: Monitor Facilities 和 Work Resources

合作是企业重返办公室的一个关键原因. 然而, that means sharing more than just space. 会议室、厨房、浴室和等候区只是共享空间的几个例子. 打印机, physical files 和 file cabinets, 通过IP语音 (网络电话)电话,专业设备,如医院的急救车或零售商店的 销售点 (POS) system—are examples of shared resources.

您的工作流程分析练习的一部分必须是了解谁需要使用空间或设备以及何时使用. 如果您有一个在这些共享资源被使用后如何对它们进行消毒的计划,这将会有所帮助. 有追踪资产的能力, 空间管理软件可以帮助分配共享空间和办公资产. 然而,消毒过程需要分开进行. 幸运的是, 大多数地方政府的安全指南将包括如何最好地完成这一步的信息, 所以先检查一下,然后和你的设备团队一起制定正确的计划.

5:建立分析

在保持安全的社交距离时,仅仅建立一个特定办公室轮班人员的名单是远远不够的——尤其是从当地安全指南的角度来看. 大多数企业将需要证明合规,才能得到所在城镇或城市政府的允许,重新开业, so gathering the necessary data is unavoidable. 阅读当地的指南,了解你需要收集的最少信息. 然后与您的设备经理一起工作,以确定您可能需要哪些额外的数据超出这个阈值. betway体育的目标, 毕竟, 不仅仅是要重新开张,而是要安全营业,这样才能保护员工和他们的家人.

当然,主要的数据点包括始终知道谁在工作,何时和何地. But the granularity of this data can vary. 例如, 您是否需要知道在任何特定时间都有谁在办公室, 或者你只是需要一张当天早上进入大楼的登记单? 你是否需要一张桌子的地图以及哪些人应该坐在这些桌子前, 或者你需要一张实时的照片,确切地显示出在任何特定时间谁坐在哪里?

Space management 太ls will gather data differently. 由于分析很重要,这将成为不同供应商之间的关键区别. While they're not on par with full-on 商业智能 (BI)工具, all these solutions offer some form of reporting, they should have an easy way to export that data, 太.

更高级的条目吹捧视觉分析之类的东西, 通常floor-plan-based, 但不仅仅是一张地图. 取决于供应商, you can use a floor plan to track employee presence, 按组(特别是部门)重新分配员工, track "hot" areas through various lenses, 如员工数, 任务, 和时间片.

然而,这里要考虑的重要一点恰恰是 如何 that data is going to be collected. 你想要达到的指标越深入、越先进,你需要应用的技术就越多. 大多数工具主要依赖于员工下载一个应用程序到他们的 智能手机, 但有些需要额外的软件或物理标记, those will need to be distributed 和 managed. 在决定之前,确保你的销售代表已经为你准备好了所有这些选择.

6: Shift Management for the Future

大多数管理者都认为,即便疫情消退,betway体育在工作习惯方面看到的“新常态”仍有可能是永久性的. 但是,这是否意味着对空间管理软件的需求将会消失? OfficeSpace软件公司的首席执行官大卫•科基亚拉并不这么认为.

他说:“在疫情最严重的时候,betway体育做了大量的工作来增加新的功能。. 这包括增加了对轮班计划的支持,以及修改预订系统,使之适用于固定办公桌. 但Cocchiara认为这是一项积极的长期投资,因为, 正如他所说, “灵活的座位可能会成为未来大多数员工与办公室互动的方式。."

混合型工作场景下,员工每周在家工作两到三天, 可能更, 这意味着公司不能为不在那里的员工保留私人办公桌. That's where a desk reservation system, 比如OfficeSpace和下面列出的许多其他供应商提供的, 成为一个必备.

Cocchiara和他的OfficeSpace客户观察到的趋势将混合工作分为三个基本场景. “许多大公司都要求员工全面回到办公室, 而另一个部门则完全围绕着房地产成本,”他说. “这些公司希望将办公用房成本降低10%, 20%, 甚至30%, they'll worry about that first, 员工适应第二. betway体育称他们为“建筑师”.'"

He then cites a group he calls the 'Nomads.“这些公司也在寻求节约成本,但都是基于员工文化, 没有物业费. 他们会花六个月或更长时间来观察员工如何适应混合工作,然后决定他们如何处理办公空间. 最后, there are the 'Visionaries.'

"This group includes companies like ShopifyCocchiara表示:“. “他们决定只进行远程办公,并关闭了所有办公室,除了少数几个用于会议或短期工作的办公室."

不管你的公司属于哪一类, 一些空间管理平台在未来仍将是必要的. You'll also need to stay smart around things like 改变计划 和棘手的问题 员工监测 为家庭工人.

But no matter the 太l selected or the job performed, 这里有一个关键的结论, a 任务 you'll need to address in every case, 是数据收集. 这些工具, especially those doing space management, must share appropriate data to keep employees safe. 因此,找出这些数据对您的组织来说是什么,然后确保您所有的工具都在帮助收集和分析.

betway体育在下面列出了太空管理领域的顶尖选手. 其中许多都提供数据收集功能和其他混合工作功能, 但是你需要在购买之前仔细评估.

Condeco offers two main solutions, 桌面管理 及会议室管理. 希望在疫情后或疫情期间安全返回办公室的公司将主要关注办公桌管理工具. 在这方面,该公司表示将坚持四个主要功能支柱.

第一个, it looks to reduce workspace density, 让员工之间保持安全距离的基本机制是什么. 它的平面布置图软件可以让你在员工之间创建新的空间,并为员工提供一种快速共享工作空间预订的方式. 第二个, Condeco还希望管理您的整体空间和容量,让管理员添加预订阈值. 他们还可以设置工作场所事件的自动通知.

第三个功能集更直接地针对COVID-19,因为它是一套相对较新的工具,旨在使工作场所的消毒过程更容易. 这不仅包括日程安排,还包括经理和员工的清洁状态通知. 最后, Condeco claims it has 接触者追踪, 但买家应该知道,这是基于预订系统. 这意味着它不是一个主动跟踪工具,雇主无法看到员工在办公室里每分钟都去了哪里. 但如果仅仅知道某一天谁在办公室就足以满足你的接触者追踪要求的话, Condeco有一个光滑的解决方案,应该很好地适用于大多数中型企业或企业.

FlexWhere来自荷兰一家名为Dutchview的公司. 然而, the service is primarily sold out of the UK. FlexWhere自称是一个简单的空间管理和办公桌轮用工具,主要是为了应对急剧增长的 混合动力工作 客户.

在办公桌轮用制方面,FlexWhere符合大多数企业需要的所有条件. 预订可以在网上进行,也可以通过专用的移动应用程序进行 betway体育iOS谷歌安卓. 该应用程序有一个交互式的平面图,可以向特定的桌子添加描述, like having two displays or a st和ing desk option. Reservations also extend to meeting rooms, FlexWhere声称它将与你当前使用的任何会议室预订集成(如果有的话). 因此,您将得到所有预留办公室资源的一个控制台视图.

FlexWhere在其管理应用程序中也有一套完整的分析工具. That includes office occupancy numbers over time, 取消和旷课, 和资源受欢迎. 后者采用热图法,管理者可以看到哪些办公桌和会议室使用得最多. 您还可以实时查看占用率,并设置占用率阈值,如果超过这些限制,FlexWhere将向您的管理员和用户发送警告电子邮件.

实时视图也是FlexWhere防电晕工具包的一部分. 这些功能似乎主要是为了加强办公桌周围的距离规则, but FlexWhere makes that process very easy. 您可以在热图上看到这些边界,并从预订系统“关闭”特定的桌子,以强制最小距离. 但是你可以和员工进行远距离沟通, FlexWhere没有任何联系人追踪功能,只是可以看到员工在特定时间的座位.

OfficeSpace 对于那些希望员工安全返回办公室的人来说,已经形成了一种令人印象深刻的全方位回应. 首先,它有一个简单的定价和部署方法. 为另一个, 而它的主要增值是让客户通过灵活的办公桌和座位安排来管理安全距离, 它增加了一种算法,可以根据管理人员配置的新阈值立即重新安排你的平面图. This makes what-if scenarios fast 和 easy.

It also lets you design full office scenarios, which include the seating data mentioned above, but also factor in shared work areas 和 shared assets, 例如办公打印机, 专用设备, or even just where the h和 sanitizer stations are. 该公司还提供了一个基于智能表单生成器的签到流程, 称为维护. 这使得管理者可以构建一个输入表单,不仅可以从每个员工那里收集他们需要的确切数据, 但也监测数据的快速响应和隐私参数. 最后, 该公司还将平面图技术与视觉目录相结合,让员工和经理都能实时看到谁坐在办公室的哪个位置.

罗宾 从设施的角度看,在空间管理中是一个众所周知的名字吗, 该公司正利用这种品牌认知来吸引寻找安全重返工作岗位工具的客户. 它的核心软件组件包括桌面预订、会议室和共享工作空间调度.

Those features are part of 罗宾's own software, 但通过与 Openpath. 该公司是一家无钥匙门禁和控制系统的制造商,客户可以使用它来建立一个智能入口和预订系统. 这种合作关系意味着员工可以通过罗宾预订自己的办公桌或空间, 而且他们还会得到一个用于签到过程的Openpath智能徽章. 这个徽章可以向经理保证,员工已经通过安全登记,并让他们知道谁在办公室,他们在哪里.

The system allows for a flexible seating arrangement, 这些细节可以由经理定制,根据工作日或轮班安排固定座位甚至多个固定安排. 罗宾添加了动态“寻路”,“这意味着员工无论在办公室里走到哪里,都可以规划出不同的路线,这样他们就可以确保尽可能少地接近人。.

澳大利亚 Skedda 与Teem(下图)类似,因为它首先是一个空间预订系统, 不是一个房地产设施管理系统,它是为了应对大流行而保留的功能.

Skedda勾住了大部分的键空间预留框,它还添加了一些额外的功能. 预订日历有详细的多个查看选项,取决于您是否想要按日期或空间组织. It's accessible via mobile devices, 太, 虽然 not via dedicated Android or iOS apps, just a custom 和 responsive web experience.

A st和out feature is Skedda's floorplan maps. 而不是吸收你办公室的CAD文件,然后简单地将其显示为静态的应用内部图像, skeda将其转变为一个交互式视图,让用户和管理者可以近实时地看到你的空间是如何分配的. 这是使用一个简单的滑块来完成的,它在从booking模块获取数据的同时调整日期和时间. 移动滑块,地图就会自动改变,显示该时间片的占用率和可用性,一键访问预订. 这不仅是一个很酷的视图,它也意味着许多用户永远不会需要超过这个来使用该应用程序. 斯基达会花点时间把你的CAD文件变成这样的体验, 虽然, 所以在购买之前一定要得到一个时间表.

You'll also find some less common features in Skedda. The most useful is probably single sign-on (SSO). 这将让你的用户使用Facebook的企业凭证或id登录到应用程序和自助预订模块, 谷歌, 必威betwayapp365, 或推特. There's an online payments module, 太, 客户管理商业场地的要求是什么, 但对于那些使用skeda的公司来说,这并不意味着什么.

What you won't find in Skedda is people tracking. 根据预订数据,您可以非常清楚地看到在任何给定时间谁在办公室, 但一旦员工进入办公室,这个系统就无法跟踪他们.

SpaceIQ 是另一种扎根于房地产管理的空间管理工具吗. 尽管它有COVID-19资源可供客户使用, 这些主要是围绕着使用SpaceIQ来绘制社会安全的平面图.

As far as a feature-based response to COVID-19 goes, SpaceIQ专注于灵活的办公桌预订和空间规划. For hot desking (the company calls this hoteling), there's a fairly comprehensive 太l set, including app integration for scheduling apps, 一个完整的预订系统, 以及移动应用程序支持. 空间规划允许与预订系统直接绑定的可用空间库存,以及平面图设计工具. 如果您正在寻找一套专门的访问控制功能或与大流行安全问题直接相关的更深入的分析,那么它可能会缺乏.

探戈空间管理 是探戈综合物业管理投资组合的一部分吗. 然而, while Tango's software selection is large, 它也主要面向有经验的设施经理. 所以如果你是一个有更广泛需求的客户或者你是设施管理的新手, you'll probably face something of a learning curve. And that'll extend not only to using the product, 但也要准确了解你需要购买Tango软件的哪些稳定部分.

在空间管理方面, 探戈包含了所有的基本内容, including floorplan-based workflow management, 占用和利用数据, space allocation 和 scheduling. The company has a heavy focus on analytics, 所以如果你想在这方面进行深度定制, 探戈不仅可以提供技术,还可以提供必要的专业服务专业知识.

充满了iOffice 与您将遇到的大多数其他空间管理解决方案略有不同,因为它最初是作为一个办公桌轮用的工具,而不是一个设施管理平台. 像这样, 它高度关注于实现一种办公桌轮用制文化,并将其COVID-19解决方案框架置于这一模式之上.

在短期内, 像疾控中心这样的组织实际上不鼓励办公桌轮用制,因为它让员工在办公室里来回移动太多了, this may not make every customer happy. 但是从长远来看, 请记住,一旦大流行结束,预计目前用于抗击COVID-19的许多“新常态”措施将成为永久性措施. That means fewer employees in the office, 因此,“热”空间分配将是许多经理人最希望看到的.

为他们, Teem提供了一个优秀的桌子和房间预订系统,集成了Microsoft Outlook和类似的调度工具. 还有一个亭选项,用户可以在大厅的共享屏幕上预订一个桌子, 例如. 这些工人可以看到谁已经在那里,他们坐在哪里.

Teem has also focused on analytics, 推动整体办公空间的利用,以及每个空间(甚至每个办公桌)的占用. 这包括数据点,比如你的空间是如何被每个员工利用的, 在长期轮班和工作流程管理中,哪些是非常有用的.

Uma总部位于英国,主要为商业地产经理提供智能建筑工具. 虽然它有几个工具,但它的主要空间管理应用程序被称为乌玛的书. 因为它是用来管理会议室预订的, 停车位, 和其他办公室资源, 对乌玛来说,将其调整为同时管理轮用桌制相当容易.

使自己与众不同, 该应用程序主要集中于与最流行的办公生产力平台集成, 值得注意的 谷歌的工作空间必威betwayapp365并充分利用其移动和网页界面. 如果你想让你的用户通过一个标准的预订流程,甚至是语音,那么这些设备支持聊天机器人交互,这样就可以在没有任何界面的情况下进行预订.

该应用程序还可以通过谷歌和必威betwayapp日历应用程序管理预订,并可以将数据导出到商业智能(BI)工具, 太. 这不仅能让办公室管理员知道谁在何时何地出现过, 但它也收集了当地资源使用(停车)的信息, 打印机, 还有更多)以及动态的平面图更新,这样你就可以在不同的情况下快速地重新安排你的办公室.

公司将需要你的办公室平面图的CAD图像开始. 但是在导入之后, Uma以可在网络上获得的可定制格式重新渲染应用程序, 在移动设备上, 或者作为一个3D虚拟演练. 你甚至可以保存过去和未来的平面图,以便更容易地预测桌子间距等事情, 会议室容量, 或者本地资源利用.

缕的詹斯勒 是一个综合平台,具有良好的能力选择,专门针对COVID-19返回办公室. 对一些人来说,唯一的缺点是,这必然使它成为一个相当复杂的工具, which means it'll take time 和 planning to deploy. 而且,它可能也会对您的软件预算造成相当大的影响.

Aside from those potential problems, 然而, 对于不仅寻求员工空间管理的大中型企业来说,卷成一捆绝对值得密切关注, 但它也是一个工具,可以在任何人进入办公室之前提供一个全面的规划过程.

卷成一捆的平面图工具可以洞察多种座椅配置, 虽然 unlike with OfficeSpace's internal algorithm, 您将需要与Gensler设计专业人员合作生成这些计划. 一旦你的计划完成,卷成一捆将为办公桌提供一个登记程序. 签到的数据提供给可能需要它的客户,以便与其他平台集成或执行分析.

一旦员工返回工作岗位, 卷成一捆有一个调查引擎,用来收集员工反馈和管理预期. 此外,公司还提供了办公室追踪功能,这样管理者就可以在员工回到办公室后获取他们的行为数据.

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奥利弗球场骚乱

奥利弗球场骚乱是个人电脑的执行编辑,专注于商业技术. 在过去的25年里,他回顾了数百个企业产品. 他从一开始就担任过许多出版物的编辑和作家 个人电脑 和 other business technology outlets such as 电脑购物, InternetWeek, 信息周, 信息世界.

2002年,奥利弗暂时离开了新闻行业,做了一名IT顾问, software development project manager, marketing executive for several companies, 包括必威betwayapp, 在那里他担任窗户 Server. When he needed some sun, he co-founded the 高级网络计算实验室 在夏威夷大学. There he tested "big iron" enterprise hardware, 涵盖了从第一个千兆以太网交换机到各种各样的产品, site-to-site wireless microwave infrastructure, 还有一些是第一批 身份管理 套房即将上市.

如果他不是在编辑或写作, 你偶尔可以在《betway体育》上看到他和别人一起主持 笨蛋.tv 网络. 当奥利弗不工作的时候, 他要么是在努力避免撞到三辆摩托车中的一辆,要么是在试图在他的木工车间做一些方形的东西时感到沮丧.

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